FAIRE FACE A DES ENQUETES DES AUTORITES DE REGULATION EN EUROPE : LES CLES POUR REUSSIR

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FAIRE FACE A DES ENQUETES DES AUTORITES DE REGULATION EN EUROPE : LES CLES POUR REUSSIR

Les enquêtes menées par les autorités de régulation font la une de l’actualité ces dernières années et touchent de nombreuses entreprises tant en France et en Europe que dans le reste du monde. Outre les secteurs traditionnels comme les services financiers, d’autres domaines sont fréquemment touchés, tels que le marché de l’automobile, le football ou encore le commerce électronique. Des telles enquêtes peuvent constituer une véritable source d’inquiétude pour les juristes d’entreprise, compte tenu des sanctions financières très importantes qui sont encourues ainsi que du volume des données qui ne cesse d’augmenter chaque année.

Une extension des contrôles

Les enjeux n’ont jamais été aussi importants et la tâche des juristes devient de plus en plus complexe, alors même que les autorités de régulation intensifient les contrôles sur les données internes des entreprises. A titre d’exemple sur le plan européen, la Commission européenne a récemment annoncé qu’elle élargirait le champ des données contrôlées et saisies lors des perquisitions pour concurrence déloyale. Les supports privés, les services d’informatique en nuage (cloud) ou encore les données à caractère personnel feront désormais également l’objet de contrôles.  Par ailleurs, les autorités européennes ont décidé d’augmenter le volume des données contrôlées, en examinant, par exemple, toute une chaine de courriels même si une seule pièce jointe correspond au champ de la recherche initiale.

Ces évolutions conduisent à une augmentation spectaculaire du volume des documents et des données qui font l’objet d’enquêtes, de processus de divulgation (disclosure/discovery), ou d’examens de conformité. Il est difficile pour les entreprises d’avoir l’expérience et le personnel nécessaires pour traiter ces dossiers sans avoir recours à des collaborateurs externes, alors que pour les cabinets d’avocats le défi consiste à mettre rapidement en place des équipes spécialisées, capables de respecter des délais parfois très serrés, tout en proposant des solutions financièrement intéressantes.

Choisir la bonne équipe

Des paramètres importants, comme l’organisation et la gestion d’une procédure d’analyse juridique électronique des documents (document review), les décisions finales sur les documents qui seront considérés comme pertinents pour l’enquête ou comme confidentiels, ou encore des questions liées à la protection des données à caractère personnel, ne peuvent être gérés de manière efficace que par des avocats spécialisés en la matière.

Faire appel à des experts

Très souvent, de telles procédures impliquent l’examen de documents en plusieurs langues et/ou relevant de plusieurs ordres juridiques, rendant l’intervention d’équipes multilingues indispensable. Par conséquent, le succès d’une procédure de document review dépend en très grande partie de la combinaison d’une bonne équipe d’avocats et d’outils informatiques appropriés, en ce qui concerne, notamment, le choix de la plateforme électronique et le recours à des logiciels qui diminuent le volume des données à analyser. Très souvent, la mise en place de telles équipes ainsi que le choix des logiciels adaptés sont confiés à des spécialistes de document review qui viennent soutenir les cabinets d’avocats et les juristes d’entreprise.

Quand il s’agit de sélectionner la bonne équipe d’avocats, l’expertise des spécialistes de document review est d’une importance cruciale. Contrairement au recrutement traditionnel de juristes ou d’avocats, la sélection doit être opérée par des spécialistes qui disposent d’un large réseau d’avocats expérimentés, établis à travers plusieurs juridictions avec à la fois une compétence affirmée de la matière concernée et une expérience pratique en document review. Parfois, en raison des spécificités des projets, il est difficile de trouver les avocats qui remplissent toutes les qualifications requises, en dépit d’un réseau important. Il devient alors nécessaire d’appliquer des procédures de recrutement appropriées afin de sélectionner les personnes qui pourraient accomplir la mission de manière optimale dans un laps de temps souvent très limité.

La managed review

Certaines sociétés spécialisées en document review proposent de gérer entièrement cette procédure : il s’agit du service de la managed review. Elles prennent alors en charge le contrôle de tout le processus, notamment la sélection et le bon fonctionnement des équipes, le contrôlé qualité et la présentation des documents pertinents au client. Dans une managed review, le spécialiste opèrera de la manière la plus efficace possible tout au long du projet et saura rester flexible pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque projet. Après la sélection des équipes appropriées, coordonnées par un manager de projet, il convient de fournir des instructions aux avocats afin qu’ils puissent procéder à leur analyse juridique. Celles-ci comprennent d’une part un résumé du dossier et une explication de ses enjeux et d’autre part les consignes concernant la classification des documents. D’autres instructions techniques sont souvent nécessaires, telles que des précisions sur les personnes qui font l’objet de la recherche (custodians) ou les règles de confidentialité applicables à l’affaire. Une fois l’examen des documents commencé, le contrôle qualité et les rapports réguliers sont cruciaux afin d’assurer la cohérence, la précision et la coordination au sein de l’équipe mais aussi d’évaluer l’évolution du processus. Les procédures de contrôle qualité dépendent de différents facteurs, tels que la matière, la complexité de l’affaire, les règles de confidentialité applicables et les délais imposés. Il appartient au manager de projet de soulever auprès des membres de l’équipe tous les problèmes constatés à l’occasion du contrôle qualité et d’assurer une application harmonisée des solutions retenues. Les rapports réguliers, allant d’une fois par jour à une fois par semaine selon les besoins, garantissent la communication entre les équipes de document review et les avocats qui supervisent le projet ou encore le client. Cette communication est indispensable pour la réussite de la procédure qui nécessite une coopération étroite entre tous ces acteurs.

Choisir les bons outils : les plateformes et le codage prédictif

Les avancées technologiques en matière de gestion de données de grand volume (big data) offrent aux avocats et juristes d’entreprise des outils indispensables pour faire face à ce type de dossiers. Il existe sur le marché différentes plateformes utilisées en document review. Le volume des données, la complexité de l’affaire ou la (les) langue(s) des documents sont des paramètres qui doivent être pris en considération dans le choix de la plateforme appropriée. Ainsi, il existe, par exemple, des plateformes spécifiquement élaborées pour certaines langues telles que le coréen, le japonais ou le chinois, alors que d’autres ne sont pas adaptées à ces langues. De la même manière, certaines plateformes ne sont financièrement rentables que lorsque le volume des données est très important. Le but de l’utilisation de tous ces outils technologiques est d’assister les équipes d’avocats dans l’examen des documents, en permettant une organisation efficace et des recherches rapides parmi une quantité de données importante provenant de sources différentes. Dans ce contexte, l’utilisation des plateformes et l’application des mots-clés pertinents permettent également de réduire le nombre des documents que chaque membre de l’équipe doit analyser.

 

L’utilisation du codage prédictif devient de plus en plus fréquente et permet de réduire davantage le nombre des documents à examiner par les équipes d’avocats. Il s’agit de l’utilisation des algorithmes informatiques avancés permettant d’établir si certaines catégories de documents sont susceptibles d’être pertinentes. Un arrêt récent des juridictions britanniques a considéré que le codage prédictif peut être utilisé dans le cadre du respect de l’obligation de divulgation à un coût raisonnable pesant sur les parties au procès[1].

Toutefois, le recours aux outils informatiques ne peut pas garantir à lui seul le succès de ces procédures. Ainsi, d’autres arrêts récents des autorités de régulation et des juridictions des deux côtés de l’Atlantique[2] mettent en avant que l’utilisation de la technologie ne peut être qu’une partie de la solution et doit être employée avec prudence.

Choisir le bon lieu: l’enjeu de la protection des données à caractère personnel

Le respect la protection des données à caractère personnel peut constituer une complication supplémentaire, notamment dans les cas où les données se trouvent dans plusieurs pays ou lorsqu’elles doivent traverser des frontières. Les données personnelles ne peuvent être conservées n’importe où et leur transfert est fortement règlementé en fonction de leur provenance. Il est ainsi primordial de savoir comment traiter ces données personnelles afin de procéder à une document review conforme aux exigences légales et règlementaires.

Les principaux enjeux sont les mêmes, que l’examen de documents ait lieu dans le cadre d’une enquête menée par une autorité de régulation ou de concurrence, d’un litige ou d’un arbitrage, ou encore dans le cadre d’un examen de conformité. Les projets de document review peuvent se tenir dans les locaux d’une société, dans un cabinet d’avocats ou dans des locaux spécifiques qui sont gérés par le prestataire qui supervise la document review. Les questions relatives à la protection des données personnelles sont fondamentales pour choisir le lieu où se déroulera l’examen de documents. Par exemple, effectuer une document review à partir d’un centre situé en-dehors du territoire européen et permettre aux avocats de travailler à distance pourrait paraître de prime abord un choix rentable, mais les questions de la protection des données personnelles et la commodité qu’offre une communication directe entre l’équipe qui effectue l’examen et le client sont à prendre en compte en priorité.

A la suite des révélations relatives à un espionnage de grande ampleur mené par les services américains de renseignement, les entreprises, les personnes privées et les autorités européennes sont devenues plus circonspectes quant au transfert des données privées dont elles disposent vers les Etats-Unis.  L’ancien accord qui facilitait de tels transferts, appelé « Safe Harbour » a alors été suspendu. 

Récemment, la Commission européenne a présenté une proposition législative visant la mise en place d’un nouvel accord concernant la protection des données personnelles des citoyens européens transférées outre-Atlantique[3]. L’accord sur ce nouveau bouclier, connu sous le nom de « Privacy Shield » a été conclu par la Commission européenne et le gouvernement américain mais les Etats-membres et leurs autorités de protection des données privées doivent encore être consultés à propos des règles nécessaires pour la mise en œuvre de cet accord.

En attendant que le nouveau cadre législatif européen soit concrétisé, il semble que garder les documents en territoire européen constitue la meilleure façon d’assurer le respect de la protection des données à caractère personnel. Cela peut avoir une répercussion sur la mise en place des équipes de document review, notamment dans les cas où des compétences spécifiques, techniques ou linguistiques, sont exigées.

En définitive, la gestion des grands volumes de données constitue actuellement un enjeu majeur qui n’est pas prêt de disparaître. Alors que les évolutions technologiques permettent de réduire de manière significative le nombre des documents examinés par les avocats, le choix des bons partenaires devient de plus en plus significatif.

A propos de LexSensis

LexSensis s’appuie sur son réseau de plus de 5000 collaborateurs à travers 28 juridictions d'Europe  parlant 40 langues pour mettre à votre disposition des avocats et juristes pour des missions temporaires. Elle vous donne ainsi la possibilité d'agrandir ou de diminuer la taille de votre équipe au gré de vos besoins, aussi bien en termes d'effectifs que d'expertise juridique.  Suivant vos besoins et la nature du dossier, nos collaborateurs pourront travailler aussi bien dans vos locaux qu'à distance, vous donnant ainsi un maximum de flexibilité. Pour plus d'informations, vous pouvez visiter notre site: www.lexsensis.com/fr/.

A propos des auteurs

Eva Théocharidi est avocate depuis 2005 et a obtenu un Master à l'université Paris I ainsi qu’un Master et Doctorat en droit européen à l’Université Paris X Nanterre. Elle a exercé à Bruxelles, Lausanne et Paris et enseigne le droit européen en France, à l’Université Paris X Nanterre. Experte en document review et en mise en place et gestion de projets, Eva est responsable des aspects opérationnels et stratégiques de LexSensis, notamment pour la France.

Jennifer Sharman Koh est solicitor (avocate) en Angleterre, avec plusieurs années d’expérience en arbitrage (Londres, Paris, Bruxelles). Elle a étudié le droit en France et en Grande-Bretagne, ayant obtenu sa maîtrise à l'université Paris I, ainsi qu'un PGDL et LPC au College of Law à Londres. Experte en document review, notamment en l’établissement de protocoles de projets dirigés et la mise en place de projets dans plusieurs pays d’Europe, Jennifer est responsable des aspects opérationnels et stratégiques de LexSensis, notamment pour le Benelux et la France.

[1] Pyrrho Investments Ltd v MWB Property Ltd & Ors [2016] EWHC 256 (Ch).

[2] Best practices for merger investigations, Bureau of Competition - August 2015, US Federal Trade Commission; Smailes and another v McNally and another [2015] EWHC 1755 (Ch).

[3] Communication de la Commission européenne « Transatlantic data flows: restoring trust through strong safeguards » en date du 29 février 2016, COM(2016) 117 final http://ec.europa.eu/justice/newsroom/data-protection/news/160229_en.htm.

 

Jennifer Sharman Koh est solicitor (Avocate) en Angleterre, avec plusieurs années d’expérience en arbitrage (Londres, Paris, Bruxelles). Elle a étudié le droit en France et en Grande-Bretagne, ayant obtenu sa maîtrise à l'université Paris I, ainsi qu'un PGDL et LPC au College of Law à Londres. Experte en document review, notamment en l’établissement de protocoles de projets dirigés et la mise en place de projets dans plusieurs pays d’Europe, Jennifer est responsable des aspects opérationnels et stratégiques de LexSensis, notamment pour le Benelux et la France.

Des membres du Parlement européen et des experts expriment des doutes sur le bouclier pour la protection de la vie privée « Privacy Shield »

Des membres du Parlement européen et des experts expriment des doutes sur le bouclier pour la protection de la vie privée « Privacy Shield »

 

Des membres du Parlement européen et des experts ont exprimé des doutes sur la pertinence des nouvelles règles proposées par la Commission européenne visant à protéger les données personnelles des citoyens européens transférées outre-Atlantique.

 

Dans une audience publique sur le  bouclier pour la protection de la vie privée « Privacy Shield », qui a eu lieu au Parlement européen, Sophia In ’t Veld, députée libérale néerlandaise, a soulevé des questions à propos de la valeur juridique des garanties écrites fournies par les autorités américaines, qui sont censées offrir une protection plus efficace que « Safe Harbour », l’accord précédent.

 

« Quelle sera la valeur de ces engagements s’ils sont signés par le Président Trump ? » a-t-elle ajouté.

 

La députée européenne a également déclaré sur Twitter que la Commission européenne « prend un grand risque » en promouvant cet accord « s’il n’est pas extrêmement solide d’un point de vue juridique ».

 

Isabelle Falque-Pierrotin, directrice de la CNIL, l’autorité française de contrôle en matière de données personnelles, a dit que les autorités ne peuvent qu’évaluer la conformité de l’accord par rapport aux règles actuelles de droit européen qui datent de 1995. Toutefois, de nouvelles règles plus strictes sont attendues d’ici quelques mois. Mme Falque-Pierrotin a également exprimé des doutes sur la mise en place des recours prévus par l’accord.

 

« Le Privacy Shield  ne change rien » selon Max Schrems, l’activiste autrichien dont l’action en justice contre Facebook devant la Cour de Justice a marqué la fin de l’accord « Safe Harbour ». « Il existe un médiateur à qui les citoyens peuvent s’adresser mais il ne donne aucune information sur l’affaire et ne dit même pas si l’intéressé avait fait l’objet d’une surveillance ».

 

Dans un entretien sur la chaîne du Parlement européen, M. Schrems considère que les avocats spécialisés en la matière pourront facilement contourner les nouvelles règles protectrices en ajoutant « deux lignes aux règles de confidentialité ».

 

« La Cour a en réalité exigé une protection efficace par le Privacy Shield mais celui-ci ne l’offre pas » a-t-il ajouté.

 

L’accord « Privacy Shield » a été conclu par la Commission européenne et le gouvernement américain mais les Etats-membres et leurs autorités de protection des données privées doivent encore être consultés à propos des règles nécessaires pour la mise en œuvre de cet accord.

 

La protection des données privées constitue un droit fondamental garanti par la Charte européenne des droits fondamentaux et le Traité de Lisbonne accorde au Parlement européen un rôle renforcé pour la conclusion des accords internationaux.

 

Le Parlement a utilisé ces pouvoirs à différentes occasions afin d’obtenir des changements de la législation européenne. Cela a par exemple été le cas en 2010, lorsqu’il a rejeté l’application provisoire de l’accord sur le Programme de surveillance du financement du terrorisme (PSFT).

 

Le communiqué de presse du Parlement Européen peut être consulté ici.

 

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Audition publique prévue ce jeudi au Parlement Européen sur le nouveau bouclier pour la protection de la vie privée américain (Privacy Shield) pour les transferts commerciaux de données à caractère personnel de l’Union européenne vers les États-Unis

European Parliament

Audition publique prévue ce jeudi au Parlement Européen sur le nouveau bouclier pour la protection de la vie privée américain (Privacy Shield) pour les transferts commerciaux de données à caractère personnel de l'Union européenne vers les États-Unis

La commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures du Parlement Européen a organisé une audition publique ce jeudi au sujet du nouveau cadre législatif de l’accord négocié par les négociateurs européens et américains sur les transferts commerciaux de données à caractère personnel entre les deux continents. Le nouvel outil législatif viendra remplacer l’ancien accord « Safe Harbor » qui a été recemment remis en cause par la Cour de Justice de l’Union Européenne. Cette commission entendra Andrus Ansip, le Vice-Président pour le marché unique numérique et Ted Dean, le principal négociateur américain dans cette affaire. Selon le communiqué de presse du Parlement Européen, seront présents également Věra Jourova, le commissaire européen pour la justice, consommateurs et égalité des genres (présence à confirmer), ainsi que Max Schrems, le citoyen autrichien qui a assigné Facebook en justice (présence à confirmer) et a ainsi chamboulé l’ancien régime américain de sphère de sécurité pour les transferts commerciaux de données à caractère personnel de l'Union européenne vers les États-Unis.

Il est possible de suivre cette audition - qui aura lieu au Parlement Européen à Bruxelles de 15h00 à 18h30 - en direct sur internet ici. Le projet d’ordre du jour de cette audition est disponible ici.

Les commissions du Parlement Européen tiennent fréquemment des auditions publiques donnant ainsi au législateur européen l’occasion d’entendre des experts sur le sujet et de débattre des questions essentielles.

Selon le communiqué de presse, « la Commission a également rendu public aujourd'hui son projet de «décision sur le caractère adéquat du niveau de protection», ainsi que les textes qui composeront le «bouclier de protection des données UE-États-Unis». Ce paquet comprend les principes du «bouclier de protection des données» («Privacy Shield Principles»), auxquels les entreprises doivent adhérer, ainsi qu'une série d'engagements écrits du gouvernement des États-Unis (à publier au Federal Register, le journal officiel américain) concernant la mise en œuvre du dispositif, y compris des assurances sur les garanties et les conditions d'accès des pouvoirs publics aux données ».

La décision sur le nouveau cadre législatif sur les transferts commerciaux de données à caractère personnel de l'Union européenne vers les États-Unis « doit maintenant être adoptée par le Collège des commissaires européens, après consultation d’un comité composé de représentants des États membres et après avis des autorités européennes chargées de la protection des données (le groupe de travail «Article 29»). Dans l’intervalle, les États-Unis prendront les dispositions nécessaires à la mise en place du nouveau cadre, des mécanismes de contrôle et du nouveau mécanisme de médiation ».

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Eva Théocharidi est avocate depuis 2005 et a obtenu un Master à l'université Paris I ainsi qu’un Master et Doctorat en droit européen à l’Université Paris X Nanterre. Elle a exercé à Bruxelles, Lausanne et Paris et enseigne le droit européen en France, à l’Université Paris X Nanterre. Experte en document review et en mise en place et gestion de projets, Eva est responsable des aspects opérationnels et stratégiques de LexSensis, notamment pour la France.

Jennifer Sharman Koh est solicitor (Avocate) en Angleterre, avec plusieurs années d’expérience en arbitrage (Londres, Paris, Bruxelles). Elle a étudié le droit en France et en Grande-Bretagne, ayant obtenu sa maîtrise à l'université Paris I, ainsi qu'un PGDL et LPC au College of Law à Londres. Experte en document review, notamment en l’établissement de protocoles de projets dirigés et la mise en place de projets dans plusieurs pays d’Europe, Jennifer est responsable des aspects opérationnels et stratégiques de LexSensis, notamment pour le Benelux et la France.

EU Commission publishes legal texts underpinning new EU-US data protection agreement

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The European Commission on Monday published the legal texts underpinning a new data protection agreement with the United States that sets out the conditions according to which personal data on EU citizens can be held in computers on US soil. 

The legal texts include a reform of EU Data protection rules, which apply to all companies providing services in the EU, an 'Umbrella Agreement' regarding transatlantic data transfers for law enforcement purposes, and a replacement of the old 'Safe Harbour' framework for commercial data transfers, known as the EU-US Privacy Shield. 


The new rules aim to reassure Europeans that their data will be protected from indiscriminate snooping by American intelligence agencies and aim to bring to an end over two years of legal uncertainty for companies including US internet giants Google and Facebook. 


Companies wishing to transfer personal data on EU citizens to the US will now face tighter rules about passing such data on to other companies and the US government has agreed to clear safeguards and transparency obligations concerning access by its intelligence agencies. Europeans will also have access to redress mechanisms including a free alternative dispute resolution mechanism and an independent 'Ombudsperson.'

Implementation of the agreement will also be subject to an annual review by the European Commission and the US Department of Commerce. 

The legal texts will now be reviewed by European data protection authorities and a committee of experts from the EU Member States, while the consent of the European Parliament will also be sought on the Umbrella Agreement.  

Links to the legal texts and accompanying documents can be found here http://europa.eu/rapid/press-release_IP-16-433_en.htm

 

About LexSensis

 

LexSensis is a specialist provider of lawyers on demand, led by lawyers for lawyers. LexSensis is specialized in project staffing, managed reviews, compliance, due diligence and legal translation services. They offer customized solutions at market leading rates and independent advice on suitable document review platforms. With a network of over 5000 carefully-screened, qualified, and experienced lawyers across Europe, LexSensis can provide teams in all main languages at any location, normally within 24-48 hours. To find out more please visit www.lexsensis.com

Jennifer Sharman Koh is a solicitor of England & Wales who has practiced international arbitration in London, Paris and Brussels, advising multinationals and governments on major international disputes. She has extensive document review experience both in the development of managed review protocols and in the practical setting-up of reviews across Europe. At LexSensis, she built-up a large network of lawyers to work on document reviews across Europe, whatever the country, whatever the language. Jennifer is responsible for operational and strategic aspects of LexSensis and is the key client contact in the Benelux.

Io-Anna Lianos is a dual-qualified solicitor admitted in England and Wales and at the Athens Bar Association, Greece. She is an expert consultant in complex eDiscovery and Managed Review processes with years of experience managing large-scale document review projects across Europe and Asia. In 2009, Io-Anna founded DLR Legal, one of the pioneers of document review consulting in London, specializing in multilingual reviews across Europe. She built up a large Europe-wide network of document review specialists, covering 28 jurisdictions and a multitude of languages. Over the course of her career to date, Io-Anna has advised clients on all aspects of managed review processes, including on best practices for solving complex managed review and legal staffing needs. She is the Director of LexSensis, responsible for all operational and strategic aspects.

LexSensis – the pan-European legal staffing firm opening Brussels office

Brussels– Law firms and in-house counsel in Belgium will soon have a powerful ally to help them manage the biggest cases and keep costs under control. LexSensis, the pan-European legal staffing firm run by lawyers for lawyers, is opening its Brussels office on 7 April 2015, giving clients the opportunity to tap into its network of over 5,000 carefully selected, bar-registered attorneys across Europe.

With nearly a decade of experience, LexSensis experts can assemble teams of experienced lawyers for document review projects and other temporary assignments at short notice, no matter the languages or jurisdictions involved.

The LexSensis document review centre, situated in the heart of Brussels, offers clients the possibility to have large reviews conducted off site, in an easily expandable, secure environment.

Clients needing legal documents translated will also be able to take advantage of LexSensis’ extensive network of professional legal translators.

“Because we are lawyers ourselves, we understand what our clients are looking for and how to select the right team for their projects,” says Jennifer Sharman Koh, Regional Director at LexSensis. “We look forward to giving our clients what they are really looking for: the right people at the right time at the right price.”

LexSensis Brussels is located at Square de Meeûs 40, 1000 Brussels.

For more information email brussels@lexsensis.com .